Så fungerar digital signering av årsredovisningen

När ett aktiebolag lämnar in sin årsredovisning digitalt till Bolagsverket uppstår ofta frågor kring signeringen. Vem skriver under, och vad skrivs egentligen under digitalt? Svaret är enklare än många tror, men det bygger på att man förstår skillnaden mellan originalunderskrifterna och fastställelseintyget.

Originalunderskrifterna sker på papper

Årsredovisningens original ska alltid undertecknas av samtliga styrelseledamöter och eventuell VD. Det gäller oavsett om inlämningen till Bolagsverket sedan sker digitalt eller med post. I praktiken innebär det att styrelsen skriver ut årsredovisningen, går igenom den och skriver under med penna på pappret. Originalet förvaras hos bolaget.

Det är alltså inte så att BankID ersätter styrelsens underskrifter. Originalunderskrifterna är en separat handling som sker innan den digitala inlämningen. Mer om vilka som ska skriva under, och i vilken ordning, finns i vår guide om vem som signerar årsredovisningen.

Fastställelseintyget signeras med BankID

Det som faktiskt signeras digitalt vid inlämningen är fastställelseintyget. Intyget bekräftar att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts av behörig bolagsstämma, att stämman har beslutat om vinstdispositionen och att den digitala handlingen överensstämmer med det undertecknade originalet.

En enda person, inlämnaren, signerar fastställelseintyget med BankID. Genom sin signatur intygar personen att alla formaliteter är uppfyllda. Det innebär att inlämnaren tar ansvar för att originalhandlingen verkligen är korrekt undertecknad av alla som ska skriva under.

Vem kan vara inlämnare

Inlämnaren behöver inte vara styrelseordförande. Det kan vara vilken person som helst som har tillgång till BankID och som är behörig att företräda bolaget i ärendet. I praktiken är det ofta VD, en styrelseledamot eller en redovisningskonsult som sköter inlämningen. Det som spelar roll är att personen kan intyga att originalet finns och att det är korrekt undertecknat.

Skillnaden mot pappersinlämning

Vid pappersinlämning skriver samtliga styrelseledamöter och VD under det exemplar som postas till Bolagsverket. Fastställelseintyget bifogas som en separat sida med stämmoordförandens underskrift. Hela paketet skickas med brev till Sundsvall. Digital inlämning förenklar den processen genom att bara en person behöver agera vid själva inlämningstillfället. Hela processen beskrivs steg för steg i vår guide om att lämna in årsredovisningen digitalt.

Tekniska förutsättningar

Digital inlämning kan bara ske via programvaror som har avtal med Bolagsverket och som har genomgått en teknisk kvalitetssäkring. Det innebär att Bolagsverket har testat och godkänt att filerna som genereras uppfyller alla krav. Man kan alltså inte skapa en iXBRL-fil på egen hand och ladda upp den direkt. DigitalK2 är en av de tjänster som har genomgått denna kvalitetssäkring.

Processen i praktiken blir att styrelsen undertecknar originalårsredovisningen, bolagsstämman hålls, och sedan skickar inlämnaren in den digitala årsredovisningen och signerar fastställelseintyget med BankID. Hela kedjan beskrivs i detalj i vår guide om rätt ordning på underskrifter och beslut.