Så fungerar digital signering av årsredovisningen

När ett aktiebolag lämnar in sin årsredovisning digitalt till Bolagsverket uppstår ofta frågor kring signeringen. Vem skriver under, och vad skrivs egentligen under digitalt? Svaret är enklare än många tror, men det bygger på att man förstår skillnaden mellan underskrifterna på själva årsredovisningen och fastställelseintyget.

Årsredovisningen kan signeras elektroniskt med BankID

Årsredovisningen ska undertecknas av samtliga styrelseledamöter och eventuell VD. Det gäller oavsett om inlämningen till Bolagsverket sedan sker digitalt eller med post. Underskrifterna kan göras på två sätt: elektroniskt med BankID eller för hand på papper. En underskrift med BankID är en fullt giltig elektronisk underskrift, och den digitalt signerade handlingen är originalet, så du behöver inte skriva ut och arkivera något papper. Vad lagen kräver för att en elektronisk underskrift ska vara giltig går vi igenom i guiden om elektronisk signering av årsredovisning.

I DigitalK2 kan alla som ska skriva under signera årsredovisningen elektroniskt med sitt eget BankID direkt i tjänsten, genom vårt partnerskap med Scrive. Det ingår utan extra kostnad och gör att hela flödet blir digitalt. Läs mer i Scrives kundcase om DigitalK2. Föredrar du att skriva under för hand går det förstås fortfarande bra, då skriver du ut årsredovisningen och förvarar det undertecknade originalet hos bolaget. Mer om vilka som ska skriva under, och i vilken ordning, finns i vår guide om vem som signerar årsredovisningen.

Fastställelseintyget signeras med BankID

Utöver underskrifterna på årsredovisningen signeras fastställelseintyget digitalt vid inlämningen. Intyget bekräftar att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts av behörig bolagsstämma, att stämman har beslutat om vinstdispositionen och att den digitala handlingen överensstämmer med originalet.

En enda person, inlämnaren, signerar fastställelseintyget med BankID. Genom sin signatur intygar personen att alla formaliteter är uppfyllda och att originalhandlingen är korrekt undertecknad av alla som ska skriva under.

Vem kan vara inlämnare

Inlämnaren behöver inte vara styrelseordförande. Det kan vara vilken person som helst som har tillgång till BankID och som är behörig att företräda bolaget i ärendet. I praktiken är det ofta VD, en styrelseledamot eller en redovisningskonsult som sköter inlämningen. Det som spelar roll är att personen kan intyga att originalet finns och att det är korrekt undertecknat.

Ett helt digitalt alternativ till pappersinlämning

Vid pappersinlämning skriver samtliga styrelseledamöter och VD under det exemplar som postas till Bolagsverket, fastställelseintyget bifogas som en separat sida och hela paketet skickas med brev till Sundsvall. Med digital inlämning behöver du inte hantera något papper alls: årsredovisningen signeras elektroniskt med BankID, fastställelseintyget signeras digitalt och allt skickas in i samma flöde. Hela processen beskrivs steg för steg i vår guide om att lämna in årsredovisningen digitalt.

Tekniska förutsättningar

Digital inlämning kan bara ske via programvaror som har avtal med Bolagsverket och som har genomgått en teknisk kvalitetssäkring. Det innebär att Bolagsverket har testat och godkänt att filerna som genereras uppfyller alla krav. Man kan alltså inte skapa en iXBRL-fil på egen hand och ladda upp den direkt. DigitalK2 är en av de tjänster som har genomgått denna kvalitetssäkring.

Processen i praktiken blir att styrelsen undertecknar årsredovisningen, elektroniskt med BankID eller på papper, att bolagsstämman hålls, och att inlämnaren sedan skickar in den digitala årsredovisningen och signerar fastställelseintyget med BankID. Hela kedjan beskrivs i detalj i vår guide om rätt ordning på underskrifter och beslut.