Rätt ordning på underskrifter, stämma och fastställelseintyg

Att underskrifterna på årsredovisningen hamnar i rätt ordning är något som många missar, och det kan leda till att Bolagsverket returnerar handlingarna. I grunden är det ganska logiskt när man förstår vad de olika dokumenten faktiskt intygar, men ordningen är inte alltid uppenbar första gången man sätter ihop en årsredovisning.

Styrelsen upprättar och undertecknar årsredovisningen

Det första som händer är att styrelsen upprättar årsredovisningen. Det är styrelsens ansvar att rapporten ger en rättvisande bild av bolagets ekonomi och att den uppfyller gällande regler. När årsredovisningen är färdig ska samtliga styrelseledamöter skriva under den, liksom VD om bolaget har en sådan. Underskrifterna sker på årsredovisningen i sig, inte på ett separat dokument. Styrelsen undertecknar alltså årsredovisningen innan den presenteras på bolagsstämman.

Revisorn granskar (om bolaget har revisionsplikt)

Om bolaget har revisionsplikt ska revisorn granska årsredovisningen och styrelsens förvaltning innan stämman hålls. Revisorn avger en revisionsberättelse som presenteras på bolagsstämman. Revisionsberättelsen är ett separat dokument som inte ska förväxlas med årsredovisningens underskrifter. De flesta mindre aktiebolag som lämnar in sin årsredovisning digitalt har ingen revisionsplikt och saknar alltså revisionsberättelse.

Ordinarie bolagsstämma fastställer årsredovisningen

Ordinarie bolagsstämma, som ofta kallas årsstämma, ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut. För ett aktiebolag med kalenderår innebär det senast den 30 juni påföljande år. På stämman presenteras årsredovisningen och, i förekommande fall, revisionsberättelsen. Stämman beslutar sedan om att fastställa resultaträkningen och balansräkningen, det vill säga den godkänner årsredovisningen som styrelsen har upprättat. Utöver det beslutar stämman om hur årets resultat ska disponeras samt om ansvarsfrihet för styrelse och VD.

Det är vanligt att blanda ihop rollerna här. Det är styrelsen som undertecknar årsredovisningen, och det är stämman som fastställer den. Stämman undertecknar ingenting, det är ett beslutsorgan. Besluten protokollförs i stämmoprotokollet.

Fastställelseintyget utfärdas efter stämman

Fastställelseintyget kan inte upprättas förrän bolagsstämman har hållits. Det är ett kortfattat dokument som intygar att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts av behörig stämma, när stämman hölls, vad stämman beslutade om vinstdispositionen och att årsredovisningen som skickas in är identisk med den som fastställdes. Intyget ska dateras till efter stämmans datum och undertecknas av den person som var ordförande vid stämman.

Ett vanligt misstag är att förbereda och underteckna fastställelseintyget innan stämman har hållits. Det är inte möjligt rent juridiskt eftersom intyget intygar att stämman ägt rum och fattat specifika beslut. Datumet på fastställelseintyget måste alltid vara samma som eller senare än stämmans datum.

Inlämning till Bolagsverket

Årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut, alltså senast den 31 juli för bolag med kalenderår. Det är en månad efter sista datum för årsstämman, vilket innebär att det finns ett fönster på upp till en månad mellan stämman och inlämningsdeadline. Den tiden kan behövas för att färdigställa fastställelseintyget och sammanställa alla handlingar. Det som skickas in är årsredovisningen med styrelsens underskrifter, fastställelseintyget och revisionsberättelsen om bolaget har revisionsplikt.

För att hålla reda på de viktigaste datumen för ett kalenderårsbolag gäller alltså: senast 30 juni för årsstämman och senast 31 juli för inlämningen till Bolagsverket. Den sammantagna ordningen är: styrelsen upprättar och undertecknar årsredovisningen, revisorn granskar om det finns revisionsplikt, stämman fastställer årsredovisningen senast den 30 juni, fastställelseintyget utfärdas och undertecknas, och årsredovisningen skickas in till Bolagsverket senast den 31 juli. Den ordningen följer av lag och är inte valfri. En mer detaljerad genomgång av vem som undertecknar vad finns i vår guide om vem som skriver under årsredovisningen.