Vem skriver under årsredovisningen och hur fungerar digital signering

Att förstå vem som ska skriva under vad i årsredovisningsprocessen är inte alltid självklart, framför allt när man gör det för första gången. Styrelseledamöter, VD och stämmoordföranden har alla sina respektive roller, och det påverkar hur processen ser ut beroende på om årsredovisningen lämnas in digitalt eller på papper.

Styrelseledamöterna skriver under årsredovisningen

Årsredovisningens original ska undertecknas av samtliga styrelseledamöter som sitter i styrelsen när årsredovisningen upprättas. Det gäller alla ordinarie ledamöter, oavsett om de tillträdde under räkenskapsåret eller satt med hela tiden. Suppleanter undertecknar inte årsredovisningen om de inte tjänstgör som ordinarie ledamot vid tillfället. Om bolaget har en VD ska även VD underteckna. Det spelar ingen roll om VD också sitter i styrelsen; i så fall undertecknar personen i egenskap av båda rollerna. Dessa originalunderskrifter sker alltid innan årsredovisningen skickas till Bolagsverket, oavsett om inlämningen sedan sker digitalt eller med post.

Fastställelseintyget vid digital inlämning

Vid digital inlämning till Bolagsverket är det bara en person, inlämnaren, som skriver under fastställelseintyget med BankID. Genom sin underskrift intygar inlämnaren att den digitala handlingen överensstämmer med originalet och att originalet har undertecknats av samtliga personer som enligt lag ska skriva under. Det är alltså inte ett krav att alla styrelseledamöter signerar direkt i Bolagsverkets e-tjänst. Deras namn anges i årsredovisningen, men den faktiska kontrollen av att de skrivit under originalet vilar på inlämnaren.

Det är viktigt att förstå att digital inlämning till Bolagsverket bara kan göras via programvaror som har tecknat avtal med Bolagsverket och genomgått en teknisk kvalitetssäkring. Det går alltså inte att skapa en iXBRL-fil på egen hand och ladda upp den direkt. Tjänster som DigitalK2 har detta avtal och kan skicka in årsredovisningen digitalt på uppdrag av bolaget.

Revisorn undertecknar revisionsberättelsen

Om bolaget har revisionsplikt undertecknar revisorn revisionsberättelsen. Det är ett separat dokument som bifogas årsredovisningen vid inlämning. Revisorn granskar årsredovisningen och avgör om den ger en rättvisande bild, och revisionsberättelsen sammanfattar slutsatserna. Bolag som saknar revisionsplikt skickar in sin årsredovisning utan revisionsberättelse, vilket gäller de allra flesta mindre aktiebolag.

Det praktiska flödet vid digital inlämning

Det vanligaste tillvägagångssättet för ett litet aktiebolag som väljer digital inlämning ser ut ungefär så här: årsredovisningen upprättas i ett godkänt verktyg som DigitalK2, skrivs ut och undertecknas fysiskt av samtliga styrelseledamöter och VD. Sedan hålls bolagsstämman, och efter det skickar en person in årsredovisningen digitalt via tjänsten. Den personen skriver under fastställelseintyget med BankID och intygar därmed att originalet är korrekt undertecknat och att stämman har fattat de beslut som framgår av intyget.

Det är alltså en kombination: originalunderskrifterna sker på papper, och den digitala signeringen med BankID gäller enbart fastställelseintyget vid inlämningstillfället. Den som skickar in behöver inte vara styrelseordförande, men måste kunna intyga att alla formaliteter är uppfyllda. Mer om hur hela processen hänger ihop, inklusive när stämman ska hållas och i vilken ordning besluten fattas, finns i vår guide om rätt ordning på underskrifter och beslut. Vill du veta mer om hur BankID-signeringen fungerar rent praktiskt, se vår guide om digital signering av årsredovisningen.

Att lämna in årsredovisningen på papper

Om bolaget väljer att lämna in årsredovisningen med post skriver alla styrelseledamöter och VD under med penna på det exemplar som skickas in. Fastställelseintyget skrivs ut separat och undertecknas av stämmoordföranden. Hela paketet, inklusive eventuell revisionsberättelse, skickas sedan med post till Bolagsverket, 851 81 Sundsvall. Observera att Bolagsverket räknar ankomstdatum och inte poststämpelns datum, så skicka inte handlingarna i sista minuten.

En praktisk skillnad jämfört med digital inlämning är att man med pappersprocessen måste samla ihop alla fysiska underskrifter, vilket kan ta tid om styrelseledamöterna befinner sig på olika håll. Med digital inlämning via en godkänd tjänst räcker det som sagt med att en person signerar fastställelseintyget med BankID, förutsatt att originalhandlingarna redan är undertecknade. Läs mer om hela processen i vår guide om att lämna in årsredovisningen digitalt.